各二级学院：

根据学校学生档案管理办法，为进一步做好我校2020级新生建档工作，现将具体事项通知如下：

一、建档时间

2020年10月27日—2020年11月16日

二、建档对象

2020级本科、专升本、高职及五年一贯制学生

三、建档内容及程序

（一）建档内容

我校学生档案内一般包括学生高中阶段档案、入学时形成的档案、在校期间的奖惩材料及毕业时形成的档案等材料。本次建档工作主要包括以下内容：

1.学生高中（或中专）毕业档案

高中（或中专）毕业档案一般包括：①高中（或中专）毕业生登记表；②高中（或中专）成绩单；③入党、入团材料；④户籍等变更证明材料；⑤奖、惩材料（获奖材料用复印件归档即可）；⑥其他归档材料。

专升本学生档案包括专科阶段档案。

2.学生入学档案

学生入学档案是指到我校入学就读后建立的档案材料，一般包括：《新生登记表》、体检表、纸版考生电子档案及《学籍档案卡》等。

（二）建档程序

1.收集、整理学生高中阶段档案，专升本学生专科阶段档案

各二级学院通知学生联系原毕业学校或生源地招考办领取高中阶段档案或专科阶段档交于辅导员，由辅导员归入学生个人档案中。

2.领取建档材料

学生入学档案中的《新生登记表》、档案袋、《学籍档案卡》等材料由教务处统一印制，各二级学院根据教务处学籍与考务科的通知，安排专人于2020年10月27日下午16:30到仓库领取。学生体检表由学生处负责发放，各二级学院可联系学生处领取。纸版考生电子档案学籍与考务科已全部转交二级学院，如有缺失，本专科学生可携带身份证及高考准考证到招生办公室录取科打印（行政楼402），打印时间10月28日（下午16:00-18:00）。

3.组织学生填写档案材料

各二级学院组织学生按填表要求，认真填写《新生登记表》、档案袋及《学籍档案卡》的各项信息，务必保证准确无误。

4.整理归档学生档案

（1）各二级学院组织学生将本人高中阶段或专科阶段档案、《新生登记表》、体检表、入（党）团材料等装入个人档案袋中，由辅导员按学号顺序收齐后交二级学院保管。

（2）《学籍档案卡》应填写两份，一份以班级为单位按学生学号顺序装入一个档案袋由二级学院暂存至学生毕业，档案袋封面注明学院、年级、层次、专业、班级、应交人数、实交人数；另一份装入学生档案中。

四、填写说明

（一）《新生登记表》及《学籍卡》的各项内容要使用黑色中性笔按填表说明逐项认真填写；姓名用字要与注册学籍使用的姓名一致，不能用同音字；照片处粘贴近期1寸彩色免冠照片；入学经历本专科从初中阶段开始填写，五年一贯制从小学阶段开始填写；家庭住址必须详细到XX省XX市XX区（县）XX镇（乡）XX村；家长及本人联系电话必须填写；填表日期均为2020年9月25日。

（二）档案袋封面的各项信息必须用黑色中性笔填写，档案材料列表要依据档案袋内的材料据实标记。

五、工作要求

（一）高度重视，专人负责。学生档案是学生在校期间政治、思想、品德、学习等方面的真实记录，要保证档案资料的齐全、完整，为学生就业及用人单位提供可靠的依据。

（二）各二级学院要安排专人以班级为单位，将新生的身份证、准考证、考生高中档案或专科阶段档案、高考录取电子档案、录取名册等与本人逐一比对、核查。比对新生填写的学籍卡、新生登记表等材料中的出生年月、身份证号、家庭住址、社会关系等内容是否与本人录取信息相符。

（三）认真核查各项建档，确保准确无误。

1.档案内的材料必须与档案袋的材料列表一致；

2.档案内所有登记表填写必须完整，填写时须统一用黑色中性笔；

3.档案内所有应贴照片的登记表必须用在校学籍照片，复印照片无效；

4.凡请假、休学学生一律在建档范围之内，切勿出现遗漏。

教务处联系人：张明媚、韩恬恬，电话：8081。

教务处    

2020年10月27日